Een warm ziekenhuis dat verder kijkt dan zijn muren

AZ Jan Portaels in Vilvoorde is allesbehalve een doorsnee ziekenhuis. Wie er binnenwandelt, voelt het meteen: hier heerst warmte, verbondenheid en menselijkheid. Geen ongezellige mastodont van duizenden medewerkers, maar een toegankelijk regionaal ziekenhuis met ongeveer 750 medewerkers en 150 artsen. “De sfeer voelt hier eerder familiaal aan. Collega’s kennen elkaar bij voornaam, spreken elkaar makkelijk aan en staan dicht bij de patiënt”, vertelt financieel directeur Koen Verbruggen.

De superdiverse samenstelling van de regio waarin AZ Jan Portaels zich bevindt, brengt een bijzondere dynamiek met zich mee. "Wij zijn een multicultureel ziekenhuis met patiënten én medewerkers van uiteenlopende achtergronden. Dat maakt het werk boeiend, maar stelt ons ook voor specifieke uitdagingen. Goede communicatie en duidelijke processen zijn dan extra belangrijk.”

Om aan die verwachtingen te voldoen, investeert het ziekenhuis bewust in systemen die het werk vergemakkelijken en de samenwerking verbeteren. Digitalisering is daarbij geen doel op zich, maar een manier om efficiënter te werken en meer tijd te creëren voor zorg. Op die manier bouwt het ziekenhuis aan een organisatie die klaar is voor de toekomst.

Van versnippering naar integratie

Die ambitie vroeg om een softwarepartner die het geheel kon ondersteunen. Tot voor kort werkte elke dienst met zijn eigen toepassingen: Excelbestanden, aparte tools, manuele processen. Een nieuwe medewerker toevoegen? Dat gebeurde met verschillende systemen die niet met elkaar praatten. "Dan kreeg je wel een badge en een e-mailadres, maar niet automatisch toegang tot andere systemen of zelfs de juiste kledij”, lacht Sarah. "Dat wilden we echt anders."

De noodzaak om te veranderen kwam niet voort uit crisis, maar uit ambitie. “We hadden geen acute brandjes te blussen, maar we zagen wél veel versnippering, onduidelijkheid en manueel werk”, zegt Sarah. “Dat wringt als je een organisatie wil zijn die vooruit kijkt.”

Daarom koos AZ Jan Portaels voor AFAS. Niet voor een halfslachtige tussenoplossing, maar voor een totaalpakket. Ze gebruiken zowel de ERP- als HRM-module binnen één geïntegreerd systeem met toepassingen voor boekhouding, logistiek, personeelsbeheer en rapportering. “We zagen in AFAS een partner die niet alleen software levert, maar ook met ons meedenkt over hoe we onze processen efficiënter kunnen inrichten”, zegt Koen. “Niet louter automatiseren, maar ook durven in vraag stellen.”

Wat de doorslag gaf, was de korte doorlooptijd en de belofte van een snelle implementatie. “We hadden geen zin in een project van jaren. AFAS gaf ons het gevoel: dit kan vooruitgaan. En dat bleek ook zo”, aldus Koen. “De support is bovendien sterk: vragen worden snel beantwoord en we hebben echt het gevoel dat er geluisterd wordt.”

Eén platform voor het hele ziekenhuis

Dat geïntegreerde karakter is precies wat voor rust zorgt op de werkvloer. “Als iemand start als medewerker, wil je dat alles van bij het begin klopt”, zegt Sarah. “Van contract tot toegangsbeheer, van het medewerkersportaal tot kledij. In plaats van losse eilandjes, krijg je met AFAS één consistent systeem.”

Ook op financieel vlak is dat voelbaar. Dankzij de integratie met verkoop, aankoop, magazijn en projectopvolging kunnen beleidskeuzes beter onderbouwd worden. "Je ziet wie betrokken was bij een project, wat het kostte, hoeveel tijd erin ging en welke opbrengst er tegenover staat”, meent Koen. "Dat soort info hadden we vroeger niet of was moeilijk te achterhalen. Nu komt het uit één bron en kunnen we betere beslissingen nemen."

Beslissingen neem je samen

Opvallend binnen AZ Jan Portaels is de manier waarop besluitvorming gebeurt. “Onze artsen zijn sterk betrokken bij het beleid. Ze zijn vertegenwoordigd in het bestuursorgaan en nemen zo actief deel aan het strategisch overleg”, zegt Sarah. “Dat zorgt voor een breed gedragen visie én sneller schakelen. Beslissingen zijn daardoor niet enkel top-down, maar gedragen door de praktijk.”

Dat draagvlak is ook cruciaal tijdens de implementatie van AFAS. “We luisteren naar wat er leeft op de werkvloer en proberen van daaruit te optimaliseren”, zegt Koen. “Niet alles moet perfect zijn van bij de start, maar het is wel belangrijk dat mensen begrijpen waar we naartoe willen en waarom.” Dat bewustzijn groeit ook doorheen het traject. Naarmate teams meer vertrouwd raken met de nieuwe processen, komen er suggesties en verbeterideeën vanuit verschillende hoeken. “Die dynamiek van samen bouwen aan iets nieuws geeft energie”, besluit Sarah.

Blijven bouwen, stap voor stap

Hoewel de implementatie volop loopt, kijkt AZ Jan Portaels nu al vooruit. Het is namelijk het begin van een groeitraject. “We willen niet vervallen in we zijn live, dus nu zijn we klaar”, zegt Sarah. “Nu begint het pas. Hoe meer je met het systeem werkt, hoe beter je ziet wat er nog slimmer of eenvoudiger kan.” De organisatie wil daarom blijven inzetten op kennisdeling, evaluatiemomenten en optimalisatierondes. “We leren elke dag bij”, vult Koen aan. “Vanuit concrete situaties kunnen we zien waar processen frictie geven of waar collega’s bepaalde info missen. En daar springen we dan op in.”

Ook de samenwerking met AFAS blijft evolueren. AZ Jan Portaels maakt actief deel uit van een gebruikersgroep met andere AFAS-klanten uit de zorgsector in Nederland. Het ziekenhuis denkt mee over verbeteringen in de standaard, samen met andere instellingen. “We hoeven niet allemaal apart het warm water uit te vinden. Door inzichten te delen, maken we de sector als geheel sterker”, zegt Koen. Ze kijkt dan ook uit naar het bredere netwerk dat via AFAS ontstaat. “We zijn trots dat we als eerste ziekenhuis dit pad bewandelen, maar we hopen ook dat anderen aansluiten. Dan kunnen we van elkaar leren.”