Imeldaziekenhuis: "Onze HR-dienst heeft nu meer een adviserende en begeleidende rol in plaats van een uitvoerende rol."
Zorgsector
1.700 medewerkers
Bonheiden
HRM
2018
Interview met:
Nicky Palm (HR-Directeur) en Evelien Seve (HR-Medewerker)
Het Imeldaziekenhuis in Bonheiden is een algemeen ziekenhuis met een sterke lokale verankering. Met 1700 medewerkers, 150-175 artsen en jaarlijks honderden studenten en stagiairs is het een dynamische organisatie waarin zorg voor mensen centraal staat. Naast het ziekenhuis omvat Imelda ook woonzorgcentrum Den Olm, waar ouderen de nodige ondersteuning krijgen. Om de focus volledig op patiëntenzorg te houden, zocht Imelda naar manieren om haar HR-processen efficiënter te maken. Nicky Palm, HR- directeur en haar collega Evelien vertellen hoe AFAS hen heeft geholpen om een digitale transformatie te realiseren en hun HR-afdeling van een administratieve dienst naar een strategische partner te laten evolueren.
Toen Nicky in 2017 bij Imelda begon, was het duidelijk dat er iets moest veranderen. Het ziekenhuis liep vast in een doolhof van papieren en trage processen. "Alles gebeurde handmatig, wat vaak leidde tot fouten en vertragingen," vertelt Nicky. "Bijvoorbeeld, als we een nieuwe medewerker aannamen, moesten we alle gegevens handmatig invoeren in verschillende systemen. Dit kostte veel tijd en was foutgevoelig." Daarnaast was er een dringende behoefte om nieuwe medewerkers sneller te integreren en de opvolging van kandidaten te verbeteren. Ook de communicatie en samenwerking binnen het ziekenhuis konden efficiënter.
"We zochten naar een alles-in-één systeem dat onze HR-processen kon ondersteunen."
Na een uitgebreide zoektocht, kozen ze in 2018 voor de HR-software van AFAS.
De implementatie van AFAS bracht een grote verandering met zich mee. Het doel was om niet alleen de basisgegevens van medewerkers te digitaliseren, maar om een volledig geïntegreerd HR-platform te creëren. "We wilden een systeem waarin onze dossiers 100% gedigitaliseerd zijn, ongeacht interne of externe communicatie. Alles moest in één dossier, één map, één digitaal verhaal," vertelt Nicky. Dit betekende een complete herziening van processen zoals werving en selectie, contractbeheer en ziekteverlofadministratie.
Verandering roept echter altijd weerstand op. Daarom koos Imelda voor een laagdrempelige aanpak om medewerkers mee te krijgen in het nieuwe systeem. "We hebben filmpjes gemaakt, van die beetje tekenfilmpjes, waarbij we stap voor stap zaken van AFAS uitlegden. Een ziekteattest geef je zo in, bijvoorbeeld. Dit hielp onze medewerkers om op een eenvoudige manier vertrouwd te raken met de software," legt Nicky uit. Evelien speelde een sleutelrol in dit proces. "Ik heb me volledig ingewerkt in het systeem en functioneer als de hulplijn wanneer er problemen of vragen zijn. Dit raad ik aan iedereen aan die met een nieuw softwaresysteem wil starten," vertelt ze. Dankzij haar inzet en de ondersteuning van AFAS-consultants kon Imelda de implementatie vlot afronden.
Vandaag is AFAS diep geïntegreerd in de dagelijkse werking van Imelda. Van administratie tot verpleging, alle medewerkers gebruiken het systeem. "AFAS is voor ons de rode draad doorheen de hele organisatie. Het zorgt voor een uniforme manier van werken en maakt het eenvoudiger om informatie te delen en processen te volgen," meent Nicky. De interne communicatietool van AFAS, InSite, speelt een cruciale rol bij het bevorderen van samenwerking en communicatie binnen het ziekenhuis. "InSite wordt door onze medewerkers zeer gewaardeerd. Het helpt hen om taken te beheren en hun voortgang bij te houden, wat leidt tot betere coördinatie en minder fouten.
Een ander groot voordeel van AFAS is dat medewerkers toegang hebben tot hun eigen gegevens. Nicky: "Wie kent zijn dossier nu het best? Dat is de persoon in kwestie. Door medewerkers toegang te geven tot hun eigen gegevens, kunnen ze fouten sneller opmerken en corrigeren. Dit verhoogt de nauwkeurigheid van de administratie en vermindert de werklast voor de HR-afdeling." Daarnaast heeft de digitalisering van HR-processen geleid tot een verandering in de rol van de HR-dienst.
"Onze HR-dienst heeft nu meer een adviserende en begeleidende rol in plaats van een uitvoerende rol."
"We kunnen ons nu richten op belangrijkere taken zoals loopbaangesprekken en de begeleiding van teams, in plaats van tijd te besteden aan administratieve taken zoals het verwerken van ziektebriefjes en verlofaanvragen," besluit Nicky.
Tussen 2021 en 2024 werd het systeem verder geoptimaliseerd en uitgebreid. De lancering van de Imelda Academie voor talentontwikkeling en de integratie met SD Worx voor loonverwerking brachten nog meer efficiëntie. Ook buiten HR werden koppelingen gerealiseerd, zoals met Active Directory voor de IT-afdeling, waardoor AFAS als centraal systeem voor medewerkersdata fungeert binnen het bredere softwarelandschap van Imelda. De toevoeging van rapportage- en analysemogelijkheden zorgde ervoor dat HR-data efficiënter geanalyseerd en gedeeld konden worden. Dankzij maandelijkse consultancydagen met AFAS wordt het systeem continu geoptimaliseerd. Maar voor Imelda stopt het daar niet. Ze denken dat er nog meer mogelijk is en kijken vooral uit naar de toekomstige ontwikkelingen die AFAS te bieden heeft.
Automatiseer net als Imelda en ruim 14.000 organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |