Als dienstverlener in technisch onderhoud voert TMS Industrial Services onderhoudswerken uit in de industrie en de (petro)chemie. Hun medewerkers vormen dan ook de basis van het bedrijf. En kwaliteit en veiligheid zijn hun belangrijkste waarden. Om alle medewerkers veilig te laten werken, investeren ze continu in opleidingen en cursussen. Het beheer van hun medewerkers en hun opleidingen doen ze met de software van AFAS. We gaan langs op de HR-afdeling in hun vestiging in Zwijndrecht waar Recruitment & Planning Manager Kevin Goyvaerts ons vertelt waarom ze kozen om hun HR-processen te digitaliseren.
"Ons personeel is verspreid over heel wat verschillende locaties. Door die spreiding was het echt belangrijk om bepaalde processen en systemen te centraliseren. Ook wilden we graag onze medewerkers de mogelijkheid geven om hun eigen dossier te beheren en zelf wijzigingen door te geven. Dan denk ik vooral aan verlof inplannen of hun verzuim beheren. We kozen voor de software van AFAS omdat het centrale beheer van alle data echt wel voor meer efficiëntie zorgt. Onze werving & selectie, opleidingen, personeelsdossiers, evaluaties en HR Self Service worden digitaal beheerd in de HR-software van AFAS."
"Het centrale beheer van alle data zorgt echt voor meer efficiëntie."
"Sinds juli 2017 zijn we klant bij AFAS en de impact is aanzienlijk. We stapten af van de oude manier van werken en kozen voor een geheel nieuwe, geïntegreerde manier. Een software brengt dan weer andere en nieuwe taken met zich mee maar zorgt tegelijk ook voor minder werklast op andere vlakken in de organisatie. We kozen er bewust voor om de implementatie in fases te doen. In overleg met AFAS bepaalden we onze prioriteiten en legden we de volgorde van implementatie vast. Zo werd elk stuk afzonderlijk opgezet en getest. Ging dit goed? Dan konden we over naar het volgende onderdeel. Bij de implementatie van een nieuwe software komt heel wat kijken. Maar door de gefaseerde manier van implementeren, konden we de controle behouden in combinatie met onze andere taken."
"Ondertussen is de implementatiefase al een tijdje afgelopen. Wel vinden we het heel belangrijk dat we de software blijven uitbouwen op maat van TMS. Ik kan ondertussen al heel wat zelf binnen de software. AFAS biedt verschillende cursussen en opleidingen aan om je kennis als beheerder uit te breiden. Zit ik even vast? Dan helpen de supportmedewerkers of de consultants me verder! Ik heb me na de AFAS Open ook ingeschreven voor de bootcamp InSite Styling. Mijn doel: onze jobsite zelf ontwerpen. Een bootcamp geeft je de kans om een specifiek onderdeel van de software uit te bouwen met de directe ondersteuning van een consultant."
"Tijdens de bootcamp bouwde ik onze jobsite uit, met de directe ondersteuning van een consultant."
"Het volledige proces van werving & selectie werkt zichtbaar efficiënter. De database van alle sollicitanten is toegankelijker en vergemakkelijkt de indiensttreding aanzienlijk. Ook op vlak van cursusmanagement, dat bij TMS heel belangrijk is, brengt digitalisering heel wat voordelen met zich mee. Het automatisch uitsturen van uitnodigingen, signalen van behaalde certificaten, de gelinkte competenties en evaluaties, ... Ik kan zelfs niet meer geloven dat we alle verlof & verzuim in het verleden op papier beheerden. Wat een verschil!
We zijn momenteel volop bezig met alle uitvoerende medewerkers te laten werken in InSite. Zo kunnen ook zij zelf hun verlof en verzuim beheren. We geven ze toegang tot het systeem in fases. Iedereen krijgt de mogelijkheid om vragen te stellen, omdat we proberen per afdeling live te gaan. Voor de rest staat er nog een Google integratie op de planning. Ook willen we meer workflows uitbouwen en onze analyses verder uitbreiden! Aan ambitie dus geen gebrek!