Bibnet is de projectorganisatie voor de digitale bibliotheek in Vlaanderen. LOCUS is het Vlaams steunpunt voor lokaal cultuurbeleid. FARO is dan weer het steunpunt voor het cultureel-erfgoedveld in Vlaanderen en Brussel. Via beheersvzw De Priem hebben ze samen hun backoffice digitaal aangepakt. Ze zijn gestart onder een nieuwe organisatie: Cultuurconnect vzw.
“Onze job is om anderen te overtuigen van de troeven van digitalisering. Dan moet je die filosofie doortrekken naar je eigen werking. Als je zelf achterloopt, krijg je anderen niet mee”, onderstreept Theo de voorbeeldfunctie van De Priem.
“Onze nieuwe structuur hield in dat we vier administraties moesten stroomlijnen. De drie bestaande en die van de nieuwe beheersvzw”, vertelt Theo. “We zaten ook met twee afzonderlijke contactdatabanken. Bibnet hield alles bij in Outlook. LOCUS in een zelf ontwikkeld programma. Die gegevens waren toegankelijk – maar daar was dan ook alles mee gezegd.”
Met AFAS zitten al die contacten nu in een moderne CRM-omgeving. “In onze database zitten alle gegevens van bibliotheken, culturele centra, lokale en provinciale overheden en gemeenschapscentra. Niet langer in aparte bestanden, maar centraal. Vroeger was het een hele uitdaging om die gegevens te raadplegen. Nu gaat dat allemaal een pak vlotter.”
“Alles is gelinkt. Als iemand zich inschrijft voor een cursus of evenement, zie je meteen wie die persoon is. Voor welke organisatie hij werkt. Veel transparanter! En dankzij OutSite schrijft iedereen zich nu zelf in. Vroeger gebeurde dat ook al – maar dan kwam je uiteindelijk toch in een Excelfile terecht. En gebeurde de afhandeling nog manueel. In zo’n geval ben je alleen maar digitaal aan de voorkant.”
Als financieel verantwoordelijke werkt Theo vooral met het boekhoudpakket. “Een hele verbetering in vergelijking met vroeger. Het is eenvoudiger om de juiste gegevens te pakken te krijgen. Vragen over een bepaalde factuur? Met een paar klikken haal ik ze er bij. Gedaan met zoeken in één of andere ringmap.”
“Maar de cockpits en de nieuwe dashboards zijn voor mij de grootste troef. De toegankelijkheid van het analytische cijfermateriaal. Op elk moment weet je hoe je ervoor staat. Hoeveel inkomsten genereerden we? Welke uitgaven staan daar tegenover? Hoe zit het met ons budget? Welke abonnementen hebben we? Vroeger kostte het veel tijd om daar een zicht op te krijgen. Al die gegevens zaten verspreid over verschillende mappen, bestanden en collega’s. Nu kan ik die cijfers veel eenvoudiger en dus ook sneller opvragen.”