“Als je een modern HRM-beleid wil voeren, moet je digitaliseren”, begint Tom. “Dus speurde ik de markt af: welke oplossingen zijn er? Welk pakket voldoet het beste aan onze eisen? AFAS kwam als winnaar uit de bus. De prijs-kwaliteitverhouding zat gewoon goed.”
Die beslissing viel zo’n twee jaar geleden. De implementatie zelf duurde een jaar. “Een arbeidsintensieve periode. Ik denk dat heel wat bedrijven de hoeveelheid werk onderschatten. Maar de lat lag dan ook hoog. We gingen meteen voor het hele HRM-pakket, gecombineerd met CRM. Niet gefaseerd, maar alles ineens.”
Ondertussen zijn ze een half jaar live bij Van Laere. “Het was op de tanden bijten. Maar nu alles op punt staat, maakt AFAS ons leven een pak makkelijker. Vroeger waren we een bedrijf van papieren dossiers en Excelbestanden. Dat is verleden tijd – nu gebeurt alles gecentraliseerd. En dat is eigenlijk niet meer dan logisch als je werknemers verspreid zitten over werven in heel België. Alles gaat nu sneller en efficiënter. De communicatielijnen zijn korter. We besparen tijd en maken minder fouten.”
Tom verduidelijkt met een voorbeeld. “Neem nu de verlofaanvragen. Vroeger had een werknemer geen zicht op zijn verlofsaldo. Hoeveel dagen heb ik nog dit jaar? Even naar de personeelsdienst bellen! Nu checken ze dat gewoon zelf. Kunnen ze online kijken hoe de verlofplanning van hun collega’s eruit ziet. Ook makkelijk voor de leidinggevenden. Wie is er vandaag? Wie heeft volgende week verlof? Die aanvraag die net binnenkomt, kan ik dat opvangen?
“Vóór AFAS gebeurden alle verlofaanvragen op papier. Document uitprinten, invullen, inscannen en afgeven aan de leidinggevende. Die tekende het af, waarna het richting HR ging. Daar opnieuw aftekenen en richting directie. Aftekenen en weer naar HR. En dan manueel ingeven in het oude softwarepakket. Met AFAS regelen we dat allemaal met enkele muisklikken. Zonder dat we gegevens moeten overtikken. We werken dus sneller en sluiten fouten uit.”
Maar sneller, wat betekent dat in uren? “Ik schat dat we per verlof- en afwezigheidsaanvraag tien minuten tijdwinst boeken. Wij verwerken er jaarlijks zo’n 5.000. Dat komt uit op een totale besparing van zo’n 850 uren of meer dan 100 werkdagen. Hetzelfde als een halftijdse werknemer. De implementatie was dan wel intensief, maar die inspanning betaalt zich nu dubbel en dik terug.”
“We gebruiken AFAS ook voor onze evaluatiegesprekken. Wij vinden het enorm belangrijk dat we onze werknemers goed opvolgen en begeleiden. Is iemand drie maanden in dienst? Dan is het tijd voor een eerste gesprek. Na een half jaar volgt een tussentijdse evaluatie. Dankzij de reminders missen we geen enkel gesprek. En alle info uit die gesprekken gaat weer in ons pakket. Daaraan koppelen we dan per werknemer een ontwikkelingsplan. Waar is hij goed in? Waar zitten eventuele competentiegaps? Hoe werken we die weg? Wie is klaar om door te groeien?”
“Op basis van die competenties stellen we voor elk project het beste team samen. En kunnen we bijvoorbeeld een werknemer die niet zo sterk is op een bepaald gebied, koppelen aan iemand die daar goed in is.”
Ook de opleidingsaanvragen zijn geautomatiseerd. “Onze werknemers vragen die via het webportaal zelf aan. De gevolgde opleiding komt dan automatisch in het systeem terecht. De werknemer krijgt na afloop automatisch een evaluatieformulier. Wat vond hij van de opleiding? Zo krijgen we een zicht op de kwaliteit ervan”, vertelt Tom. “En op het einde van het jaar volstaat één klik om het rapport voor onze sociale balans uit te rollen. Ook belangrijk: met Profit volgen we onze opleidingskosten eenvoudig op. Zo houden we het budget perfect onder controle.”
In de bouwsector is het enorm belangrijk dat elke werknemer over de nodige attesten beschikt. Het VCA-attest bijvoorbeeld, de Veiligheid, gezondheid en milieu Checklist Aannemers. “Profit herinnert ons eraan als een bepaald attest gaat vervallen. Zo kunnen wij de werknemer op tijd inschrijven voor een vernieuwing.”
Heel wat bedrijven denken op dit punt: opdracht volbracht. Ik haal het maximale uit mijn pakket. Maar bij Van Laere bewijzen ze dat automatisatie meer kan en moet betekenen. “Automatiseren en registreren is goed. Maar je moet ook aan de slag met die data. Voor mij is het heel belangrijk dat ik die cijfers snel zichtbaar kan maken. Zodat we bijvoorbeeld een duidelijk beeld krijgen op het ziekteverzuim, onze leeftijdspiramide, de loonkoststructuur, het personeelsverloop… . En dat die informatie ons helpt om op bedrijfsniveau de juiste beslissingen te nemen”, besluit Tom. “Dat al die data onze strategie mee vorm geeft.”