DCB - voluit Data Communication Business - beveiligt computernetwerken. Vanuit hun vestigingen in Zaventem en Eindhoven zijn ze actief in heel de Benelux. Ze adviseren bedrijven, organiseren seminars en zijn distributeur van allerhande softwarepakketten. Denk bijvoorbeeld aan firewalls en antivirusprogramma’s.
Bij dat soort activiteiten komt veel administratie kijken. “De licenties van antivirussoftware lopen na een bepaalde periode af. Dat betekent dat we ze om de zoveel tijd vernieuwen voor onze klanten. We werken volgens twee scenario’s. Eén: we verlengen automatisch en sturen een factuur uit. Twee: we sturen eerst een offerte uit. En pas na akkoord de factuur.”
“Er lopen duizenden van die abonnementen bij ons. Als je dat niet in een systeem giet, ben je overgeleverd aan allerlei Excelbestanden die je manueel bijhoudt. Da’s niet te doen. Dankzij AFAS houden we het overzicht. En loopt alles automatisch.”
Maar eerst moet je natuurlijk op zoek naar de meest geschikte bedrijfssoftware. Dan komt de ICT-kennis van DCB vast van pas. Of toch niet? “Wij zitten inderdaad in dezelfde branche als AFAS. Maar bedrijfssoftware is wel iets helemaal anders dan wat wij doen”, vertelt Wim. “Ik had geen zicht op de markt. Wie zijn die ERP-leveranciers? Met welke partij gaan we het best in zee? Pas na een jaar vergelijken, hakte ik de knoop door.”
Wat gaf dan de doorslag in het voordeel AFAS? “Het prijskaartje van Profit hangt niet af van de functionaliteiten. Maar wel van het aantal gebruikers. Een enorm voordeel. Want bij andere pakketten betaal je per functionaliteit. Als we daar alle dingen wilden die we nu hebben bij AFAS, lag de prijs veel hoger. DCB is een kleine kmo – ons budget is niet onuitputtelijk.”
“Een ander voordeel is dat dit pakket veel eigen inbreng toelaat. De inrichting geeft je een bepaalde vrijheid. Zo volgt de software de manier van werken die jij prettig vindt. Al is die flexibiliteit natuurlijk niet oneindig. Soms waren er toegevingen nodig. Af en toe moesten we onze werkprocessen aanpassen. Al was dat niet slecht – zo stel je dingen in vraag. En stel je vast dat je soms niet zo logisch werkt als je denkt.”
De implementatie zelf ging best hard. “In juni tekenden we het contract. In oktober was het plan van aanpak klaar. Begin januari vertrok de eerste geautomatiseerde factuur richting klant”, vertelt Wim. “Ik was er vrij intensief mee bezig. Samen met de consultant rolde ik het plan uit. Nu gaan we offertes inrichten. Dit zijn de mogelijkheden. Hoe gaan we het doen? Als die knoop was doorgehakt, kreeg ik huiswerk. En zo werkten we stap per stap naar het einddoel. Zo’n strakke deadline motiveert. Je kan blijven wachten, maar op een bepaalde dag moet je de sprong wagen.”
En van die sprong plukt Wim nog elke dag de vruchten.
“Wij gebruiken het Ordermanagment heel intensief voor de logistieke afhandeling van onze hard- en software. Elke maand krijgen wij nieuwe prijslijsten van onze leveranciers. Met nieuwe artikelen, updates van prijzen, items die van de lijst verdwijnen… Wij verdelen zo’n 15.000 artikelen. Het is dus een database die leeft. Vroeger was het een nachtmerrie om die lijst te updaten. Met enorm veel manueel werk. Nu zit alles in Profit, gekoppeld aan onze webshop. En dat maakt het werk zoveel lichter.”